Utilisation générale d'Agate

Pourquoi choisir cette formation ?

Profitez d'une formation complète sur l'ensemble de votre logiciel Agate à destination des vos nouveaux arrivants mais également pour vos collaborateurs souhaitant perfectionner leurs connaissances et gagnez en productivité. 

Objectifs
  • Découvrir l'ergonomie générale d'Agate
  • Découvrir et maîtriser les fonctionnalités de base liées à la gestion administrative dans Agate
  • Découvrir et maîtriser les fonctionnalités de base liées à la gestion pédagogique dans Agate
  • Découvrir et maîtriser les fonctionnalités de base liées à la gestion des intervenants dans Agate
  • Découvrir et maîtriser les fonctionnalités de base liées à la gestion financière

Programme

Coeur de métier

  • Principes de navigation de base dans Agate
    • Présentation générale de l’environnement Agate
    • Utilisation des filtres de recherche dans les modules
    • Création, modification, suppression d'une fiche

 

  • Gestion des formations continues
    • Saisie des informations générales du module
    • Saisie des informations de la formation permettant d'éditer un programme
    • Ajout des différents documents, supports et questionnaires liés au module
    • Ajout des intervenants certifiés pour le module
    • Ajout des modules complémentaires au module
    • Ajout des tarifs liés au module
    • Duplication des actions de formation

 

  • Organisation des sessions
    • Création des sessions
    • Planification des plages de déroulement
    • Affectation des ressources, tarification et calcul de rentabilité
    • Duplication des sessions de formation

 

  • Gestion des Participants et des Inscriptions
    • Inscription des stagiaires dans une session
    • Ajout de prestations particulières par inscrit
    • Envoi des documents administratifs/mails liés (convocations…)
    • Organisation de la prise en charge de la formation et la facturation par inscrit

 

  • Gestion des absences, retards
    • Saisie des absences/retards par plage de déroulement
    • Saisie des présences par session
    • Saisie des motifs d’absence
    • Absences facturables / non facturables

 

  • Etat préparatoire au Bilan Pédagogique et financier
    • Identification et saisie des informations nécessaires dans les différentes fiches (tiers, actions de formation…)
    • Edition de l'état préparatoire au BP

 

  • Planning des sessions / Planning des ressources
    • Affichage des plannings graphiques
    • Tri des informations affichées

 

  • Export des plannings de formation vers calendrier iCal (Google agenda, Calendrier Outlook)
    • Paramétrages à effectuer
    • Synchronisation des plannings
    • Précautions à communiquer à vos formateurs

 

Gestion administrative

  • Gestion des Tiers : clients, prospects, participants…,
    • Différence entre fiche Tiers personne physique et morale
    • Saisie des informations dans les onglets de la fiche tiers
    • Informations disponibles dans la vue 360° du tiers
    • Dédoublonnage des fiches tiers

 

  • Gestion des Formateurs, Compétences, CV, indisponibilités
    • Gestion des onglets de la fiche intervenant
    • Vue 360 de l'intervenant

 

  • Lien avec la messagerie (suivi des emails entrants et sortants)
    • Paramétrage de l’adresse mail de transfert
    • Lancement de la récupération des mails
    • Réaffectation des mails affectés au tiers d’attente

 

  • Edition des documents administratifs (conventions, convocations ...)

 

Gestion financière

  • Gestion des tarifs, Factures, …
    • Attribution des Tarifs dans les fiches correspondantes
    • Réaffectation des tarifs / payeurs multiples
    • Facturation des sessions/inscriptions
    • Création d’avoirs totaux ou partiels

 

  • Règlements, Remises en banque, En cours clients
    • Saisir des acomptes et d'enregistrer les règlements
    • Annuler, transférer un règlement
    • Réaliser des remises en banque
    • Gérer des relances clients

 

  • Export vers Excel au format .CSV
  • Analyses et états

Profil

  • Personnel administratif
  • Assistant(e) formation
  • Financiers / Comptables
  • Dirigeants / Responsables

Prérequis

  • Connaissance fonctionnelle d’un centre de formation
  • Compétences bureautiques de base (navigation sur internet)
  • Connaissances comptables

Moyens pédagogiques

  • Apports théoriques par le consultant
  • Mise en application pratique sur une base de formation puis sur la plateforme en production du client
  • Adaptation aux besoins et attentes des participants
  • Un support de formation reprenant le contenu du cours est mis à disposition de chaque participant
  • Un temps d'échange est prévu entre les participants et l'intervenant (Retour d'expérience)